我們都很清楚，按管理體系要求開展工作是資質(zhì)認(rèn)定部門對檢驗檢測機構(gòu)的基本要求。但就檢驗檢測機構(gòu)自身來說，按管理體系實施管理，可減少出錯率、提高工作效率、降低管理運行成本，這也是盡人皆知的事兒。這么好的管理體系卻為什么如此難以運行呢?這也是同道咨詢專家組一直在探究的問題。在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，作為機構(gòu)的管理層都有愿望能夠真正的按管理體系運行，有些機構(gòu)甚至不惜重金聘請省內(nèi)知名專家進行現(xiàn)場指導(dǎo)，卻始終不得其法。原因是多種多樣的，其中也有一些是由于我們內(nèi)在原因?qū)е碌摹?/p>
(1)每個過程應(yīng)有清晰的預(yù)期結(jié)果。檢驗檢測活動是由一個個相互關(guān)聯(lián)的過程構(gòu)成的，每一個過程都有其應(yīng)達到的目的。我們在編寫管理體系文件時，就應(yīng)將每一個過程想實現(xiàn)的預(yù)期結(jié)果描述清晰。比如，人員培訓(xùn)應(yīng)使人員具備初始能力，人員監(jiān)督應(yīng)使人員具備獨立開展工作的能力，人員能力監(jiān)控使人員能力得到持續(xù)保持。如此以來，在做工作時就有了明確的目的性，運行的程度也便于把握。
(2)每一個過程應(yīng)有負(fù)主要責(zé)任的管理層及具體執(zhí)行的部門。管理層應(yīng)就管理體系運行的各個過程進行明確分工，使每一個過程都有具體負(fù)主要責(zé)任的管理層的成員。比如，人員授權(quán)由最高管理者實施，合同評審應(yīng)由技術(shù)負(fù)責(zé)人組織，實施改進應(yīng)由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織。管理層是起組織管理作用的，不適宜進行具體操作，具體操作應(yīng)責(zé)任到部門。比如，人員授權(quán)應(yīng)由綜合室提出方案，合同評審應(yīng)由技術(shù)室實施，管理體系改進應(yīng)由質(zhì)控室實施，各部門是負(fù)責(zé)作業(yè)層面的，如此以來，各自干好自己的工作，形成較為明確的管理層級，有利于管理體系運行的穩(wěn)定性。
(3)每一個過程應(yīng)有適應(yīng)本機構(gòu)的運行流程。作為檢驗檢測活動實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化是比較容易的，因為我們的管理和技術(shù)都是依據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，所有標(biāo)準(zhǔn)的操作都是有步驟的。作為機構(gòu)自身對每項活動都會形成自己特有的做法，這些做法應(yīng)通過文件將其固化，形成自身的標(biāo)準(zhǔn)流程。這樣便于員工理解，也有利于操作的一致性。比如，人員監(jiān)督，由質(zhì)控室制定人員監(jiān)督計劃，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實施;監(jiān)督員按計劃對人員進行監(jiān)督，并做好監(jiān)督記錄;監(jiān)督員根據(jù)監(jiān)督情況，應(yīng)對受監(jiān)督人員作出評價;最后，對具備能夠獨立完成任務(wù)的人員進行授權(quán)。任何過程，一旦形成穩(wěn)定的做法，運行起來就成為自然而然的事情。
(4)每一個過程應(yīng)有啟動條件及完成界限。每一個過程都是在需要時才會運行，不具備相應(yīng)的條件是不會運行的。作為機構(gòu)應(yīng)明確其啟動的條件，具備相應(yīng)的條件便會自行啟動。比如，新入職、新轉(zhuǎn)崗、新方法使用、新設(shè)備操作的員工應(yīng)受到監(jiān)督，在出現(xiàn)這幾類人員后，質(zhì)控室會立即制定人員監(jiān)督計劃，監(jiān)督員則會按照監(jiān)督計劃對人員實施監(jiān)督。如果以上幾種情況未出現(xiàn)，人員監(jiān)督的流程便無需啟動。每一個過程也應(yīng)有一個明確的完成界限，這個界限也應(yīng)是清晰明確的，不能讓執(zhí)行人員覺得好像還有一些工作需要繼續(xù)做。比如，人員監(jiān)督，當(dāng)對人員做出“具備獨立完成工作任務(wù)能力”的評價后，人員監(jiān)督的流程就已經(jīng)是結(jié)束了，不能說還需要繼續(xù)對其進行監(jiān)督，看起來監(jiān)督是一個沒有終止的過程。因為，后面還有一個人員能力監(jiān)控的過程，人員能力能否得到保持，通過人員能力監(jiān)控同樣可以確定，不需要繼續(xù)對人員實施監(jiān)督，“啟動”“終止”明確后，操作起來就會變得較為容易。
管理體系能否運行起來，與管理體系編寫的是否具有操作性有關(guān)，也與管理層的意愿和人員能力素質(zhì)有關(guān)，但無論如何都是需要堅持與耐心。機構(gòu)已經(jīng)創(chuàng)立了，我們還愁管理運行不起來嗎?
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